Informacje o nowych artykułach prosto na Twój e-mail

Najczęściej popełniany błąd przy delegowaniu zadań

Miałem w swojej karierze taki epizod, kiedy nagle z dnia na dzień, z 3 podwładnych zrobiło się ich ponad 50. Pierwsze tygodnie były nie do wytrzymania, bo zalewały mnie maile z pytaniami i prośbami o decyzje w dość przyziemnych sprawach. W efekcie przestałem na nie odpisywać 🙂

Moja radość nie trwała jednak długo – po 2 dniach pod moimi drzwiami ustawiła się kolejka osób z różnymi sprawami do omówienia. Sprawami od bardzo ważnych, strategicznych do zupełnie codziennych. Często nie oczekiwano ode mnie rozwiązania, a samego potwierdzenia, że akceptuję propozycję z którą przyszli.

Niby normalna sprawa, gdyby nie fakt, że nie miałem już czasu na żadne inne sprawy 🙂

Ta historia nauczyła mnie dość szybko paru rzeczy o odpowiedzialności, samodzielności i delegowaniu.

Wszyscy intuicyjnie wiemy, co to znaczy delegowanie. Większość z nas, osób które mają podwładnych, robi to na co dzień. Jednak, tylko nieliczni robią to prawidłowo.

Kiedy podwładnemu zlecasz wykonanie jakiegoś zadania z reguły mówisz, że delegujesz. W rzeczywistości po prostu je zlecasz 🙂 – i to jest błąd!

Później oczekujesz, że dostaniesz oczekiwany rezultat, a wszystkie problemy występujące po drodze on sam rozwiąże. W rzeczywistości jednak pracownik wiele razy przychodzi po decyzję, poradzić się, gdy coś idzie nie tak i w efekcie cała ta praca kosztuje Cię więcej czasu niż gdybyś ją zrobił sam.

Więc na czym polega delegowanie?

Delegowanie oznacza, że jakiś obszar działalności oddajesz pod opiekę swojemu podwładnemu. Oddajesz z wszelkimi tego konsekwencjami, bo to on teraz się nim opiekuje i za niego odpowiada.

Pojawia się tu kwestia odpowiedzialności. Często słyszy się, że pracownicy nie chcą być za coś odpowiedzialni. Wolą z każdą decyzją przyjść do szefa. W ten sposób budują sobie tzw. dupochrony. Ale Tobie, przełożonemu, nie o to chodzi, żeby pracownik się okopał i był nie do ruszenia tylko, żeby sprawy posuwały się do przodu bez ciągłej konieczności zaglądania w szczegóły czy wszystko idzie jak należy.

Człowiek bierze odpowiedzialność za to co robi wtedy, kiedy ma poczucie, że ma kontrolę. Poczucie kontroli wynika z tego, że ma wpływ, czyli może decydować. Nie jest więc tylko biernym wykonawcą zadań zleconych przez szefa, ale współautorem lub autorem rozwiązania.

Zanim zdelegujesz cokolwiek swojemu podwładnemu ustalcie wspólnie:

1. Jaki jest zakres zadań, które on dostaje.

2. Jaki jest zakres uprawnień, które otrzymuje do wykonania tych zadań.

3. Jaką ponosi odpowiedzialność za wyniki swojego działania.

4. Jakich rezultatów oczekujesz.

Stwierdzenie „delegowanie zadań” jest błędne, bo żeby było delegowanie, to poza zadaniami musisz przekazać uprawnienia pozwalające na wykonanie zadań oraz do podejmowania decyzji w tym obszarze. Prawidłowe określenie to „delegowanie zadań i uprawnień„. Inaczej co chwila ktoś będzie pukał do Twoich drzwi z prośbą o decyzję, nawet na poziomie dupereli. Wierz mi, długo nie wytrzymasz 😉

Punkt czwarty – określenie rezultatów, jakich oczekujesz daje Ci możliwość kontrolowania poprzez wyniki, bez wnikania w szczegóły. A o to tutaj chodzi. Delegowanie służy oddawaniu swojego zakresu odpowiedzialności podwładnym, dzięki czemu uwalniasz swój czas, by przeznaczyć go na ważniejsze zadania.

W idealnym modelu pozbywasz się wszelkich zadań operacyjnych, bieżących i poświęcasz się tylko strategii, rozwojowi, nawiązywaniu nowych kontaktów, poszukiwaniu nowych rynków i możliwości współpracy lub tworzysz kolejny biznes od podstaw. I tego Ci życzę!

Jeśli masz pytanie dotyczące delegowania, napisz je w komentarzu. Więcej o delegowaniu i zarządzaniu zespołem przeczytasz tutaj.

Pozdrawiam serdecznie!

9 comments… add one
  • Filip, podoba mi się Twoja historia 🙂 W zarządzaniu ryzykiem M_o_R i projektami PRINCE2 stosujemy pojęcie tolerancji, które mówi o uzgodnionym zakresie odchylenia, którego podwładny nie musi przekazywać do swojego przełożonego. Jednak jeżeli poziom tolerancji jest przekroczony lub istnieje taka prognoza to podwładny przekazuje decyzję do poziomu wyżej. To pozwala podwładnemu zarządzać samodzielnie swoim obszarem, a jednocześnie podjąć decyzję przełożonemu w sytuacji dla niego/niej istotnej. Polecam tolerancję, bo jest niezła 🙂
    pozdrowienia
    Tomek

  • Grzegorz

    Bardzo podobają mi się wpisy na Pana blogu oraz artykuły w innych
    miejscach Pana autorstwa. Chciałbym zapytać jakie książki/szkolenia
    Pan poleca w zakresie zatrudniania ludzi, delegowania zadań, przydzielania ról w firmie, rekrutacji pracowników itp.?

    • Filip Nowicki

      Grzegorz,
      Na początek proponuję Michael Gerber – E-myth, John Warrillow – Built to Sell.

  • Grzegorz

    Jest polska wersja „Stworzona do sprzedaży. Zbuduj firmę, która przetrwa bez Ciebie” – na pewno przeczytam. Dziękuję.

    • Filip Nowicki

      Dzięki Grzegorz. Nie wiedziałem, że jest tłumaczenie.

  • Sylwek

    Skleciłem z kilku szkoleń/wpisów itp taki oto szablon do delegowania:

    1. Co jest przedmiotem wykonania, jaki jest zakres zadań?

    2. Jakich oczekuję rezultatów po powyższych czynnościach?

    3. Jaki jest sens, znaczenie tego zadania?

    3. Jakie mogą by konsekwencje za brak wyników?

    4. Potencjalne zagrożenia w trakcie wykonywania zadania i jak z nich wybrnąć?

    5. Terminy wykonania zadania

    6. Jakie nadaję uprawnienia?

    ——
    Czy Waszym zdaniem jest ok?

    Nasuwa mi się też jedno pytanie. Wiadomo że najlepiej również przy delegowaniu porozmawiać bezpośrednio z pracownikiem. Kiedy to najlepiej zrobić? Przed wysłaniem np. mailem tego typu szczegółów czy może po wysłaniu maila? Ja bym optował by zrobić to przed wysłaniem. A jakie jest Wasze zdanie?

    • Filip Nowicki

      Książka, str 133 – znajdziesz prostszy „szablon”

  • Bardzo rzeczowo i na temat. Teraz tylko przejść do realizacji i sprawdzania czy zamierzone efekty zostały uzyskane. Będę w stałym kontakcie i polecam innym. Dziękuję, że jesteś …..

Leave a Comment